Better Budgeting: Besser Budgetieren – mit diesen 4 simplen Maßnahmen

Better Budgeting: Besser Budgetieren – mit diesen 4 simplen Maßnahmen

Sie möchten zukünftig besser budgetieren? Dabei würden Sie gerne auf ein modernes Budgetierungsverfahren umstellen, ohne sich zu weit von der etablierten Budgetierung zu entfernen? Und Sie sind leider (noch) kein Budgetierungsprofi?

Dann ist Better Budgeting genau die richtige Wahl für Sie!

In guter Gesellschaft

Mit Ihrem Umstellungswunsch befinden Sie sich übrigens in guter Gesellschaft. Viele Unternehmen möchten auf ein modernes Verfahren umstellen, weil sie schlechte Erfahrungen mit der traditionellen Budgetierung gemacht haben.

Welche Erfahrungswerte das genau sind, lesen Sie in dem Artikel „Moderne Budgetierung: Bei welchen Anzeichen sich die Umstellung lohnt“.

Better Budgeting wird Ihnen dabei helfen, Ihre Planung zu beschleunigen und die Aussagekraft der Ergebnisse zu erhöhen. Hört sich gut an? Dann erklären wir Ihnen in dieser Anleitung step-by-step, wie Sie auf das Budgetierungsverfahren Better Budgeting umstellen.

 

Für wen eignet sich Better Budgeting?

Eine wichtige Voraussetzung für Better Budgeting ist, dass es in Ihrem Unternehmen bereits einen etablierten Planungsprozess gibt, an dem Better Budgeting ansetzen kann.

Better Budgeting ist nämlich keine in sich geschlossene Methode, sondern vielmehr ein Katalog an Optimierungsmöglichkeiten.

Da Better Budgeting die klassische Budgetierung lediglich verbessert, ist diese Methode besonders für Unternehmen geeignet, die

  1. Wert auf den Fortbestand ihrer etablierten Managementprozesse legen und
  2. eher konservativ sind.

Haben Sie mit der klassischen Budgetplanung also bisher nur kleinere Probleme, bei denen Sie Optimierungsbedarf sehen, dann sind Sie beim Better Budgeting genau richtig!

 

Was sind die Vorteile von Better Budgeting?

Better Budgeting hat zwei wesentliche Vorteile gegenüber anderen Budgetierungsverfahren: Ein entscheidender Vorteil ist, dass sich diese Methode für jeden eignet, sowohl für Fachexperten als auch für Einsteiger. Es sind also keine besonderen Vorkenntnisse nötig.

Der zweite Vorteil: Da es sich eher um verschiedene Einzelmaßnahmen als um eine geschlossene Methode handelt, können Sie individuell entscheiden, welche der Maßnahmen Sie umsetzen wollen und welche nicht.

Dadurch bietet Ihnen dieses Budgetierungsverfahren viel Flexibilität in der Umsetzung und Sie können an den Punkten ansetzen, mit denen Sie wirklich Probleme haben.

 

Vorbereitungen treffen

Setzen Sie sich vor der eigentlichen Planungsphase mit allen Beteiligten – also in erster Linie den Budgetverantwortlichen – zusammen und überlegen Sie gemeinsam, was Sie realistisch gesehen an der Budgetierung verbessern können.

Entscheiden Sie außerdem, ob die Instrumente von Better Budgeting, die wir im Folgenden vorstellen, für die Behebung genau Ihrer Probleme geeignet sind.

Falls sich Better Budgeting doch nicht für Ihre Zwecke eignet, finden Sie in dem Artikel „Moderne Budgetierungsverfahren: Welches ist das Richtige für mich?“ zwei weitere Budgetierungsverfahren.

Sind Sie sich jedoch darüber einig, dass Better Budgeting das richtige Budgetierungsverfahren für Ihr Unternehmen ist, können Sie mit der Durchführung beginnen!

Legen Sie bereits zu Beginn des Planungsprozesses fest, wann Sie sich wieder in der Gruppe zusammenfinden um zu überprüfen, ob Sie mit Better Budgeting die gewünschten Ergebnisse erreicht haben.

 

Besser Budgetieren mit vier Maßnahmen

Better Budgeting besteht aus vier Einzelmaßnahmen, die Sie kombiniert oder unabhängig voneinander anwenden können:

  1. Integration: Wie gut sind die verschiedenen Ebenen der Planung verknüpft?
  2. Ziele fokussieren: Was genau wollen Sie erreichen?
  3. Komplexität verringern: Wie lässt sich der Weg dahin vereinfachen?
  4. Kontinuität schaffen: Wie arbeiten Sie stetig daran, statt nur geballt?

 

1. Integration

Für eine gut funktionierende Budgetierung ist eines entscheidend: Die strategische Planung und die operative Planung müssen eng miteinander verknüpft sein.

In der strategischen Planung halten Sie Ihre Vision vom Unternehmen fest – das Idealbild, das Sie anstreben. Sorgen Sie nun dafür, dass Ihre operative Planung konkrete Maßnahmen enthält, die Sie diesem Idealbild messbar näher bringen.

Tipps zur Umsetzung

Um das zu erreichen, halten Sie sich einfach an die folgenden Tipps:

  • Verwenden Sie in der strategischen wie in der operativen Planung immer dieselbe Kennzahl (Cashflow, Economic Value Added oder eine andere).
  • Verzichten Sie auf unnötige Planungsstufen. Ihre operative Planung wird konkreter, wenn Sie diese direkt an der strategischen Planung orientieren und keine weitere Zwischenstufe einbauen.
  • Orientieren Sie sich nicht an Budgets aus dem Vorjahr. Überlegen Sie stattdessen, wie Sie den Prozess gestalten würden, wenn Sie ihn von Grund auf erneuern würden. Sie werden überrascht sein, auf was für innovative Lösungen Sie dabei kommen!

 

2. Ziele fokussieren

Sie können Ihre Ziele fokussieren, indem Sie für die operative Planung bewusst Instrumente aus der strategischen Planung verwenden, wie zum Beispiel die Balanced Scorecard.

Dadurch orientiert sich Ihre operative Planung ganz konkret an den Zielen Ihrer strategischen Planung. Zugleich erreichen Sie eine gute Integration von operativer und strategischer Planung.

Die Instrumente der strategischen Planung sind gröber als die der operativen Planung. Durch die Verwendung dieser Instrumente vermeiden Sie also, dass Ihre operative Planung zu kleinschrittig wird.

Realistische Genauigkeit

Viele Unternehmen gaukeln durch das Planen von zu vielen Daten eine Genauigkeit vor, die in der Realität gar nicht bestehen kann. Die Daten beziehen sich schließlich auf die Zukunft und sind daher nicht vorhersehbar.

Planen Sie darum weniger Daten und fokussieren Sie sich lieber auf die wirklich wichtigen Ziele!

So motivieren Sie auch Ihre Mitarbeiter, denn zu detailliert geplante Budgets sind schwer einzuhalten und schaffen Frustration!

 

3. Komplexität verringern

Es muss nicht immer alles so kompliziert sein!

Empirische Studien zeigen, dass die anfallenden Kosten in den meisten Unternehmen einigen wenigen Kostenarten zuzuordnen sind. Es ist daher sinnvoll, wenn Sie nur diese Kostenarten im Detail planen und für andere Bereiche Pauschalen veranschlagen.

Überlegen Sie sich also zunächst, welche Kostenarten für Ihre Unternehmen die relevantesten sind, sprich: welche die größte Rolle beim Gesamtergebnis spielen. Meist sind das relativ wenige Kostenarten.

Typische Kostenarten

Lösen Sie sich beim Planen der Budgets für diese Kostenarten von der Vergangenheit. Überlegen Sie sich besser, wie Sie einen Bereich – zum Beispiel Ihr Marketing – in Zukunft entwickeln wollen und welche Budgets Sie dafür benötigen.

Beziehen Sie in Ihre Überlegungen auch die betroffenen Mitarbeiter ein und diskutieren Sie ggf. mit ihnen über mögliche Neuaufstellungen.

Pauschalen

Für die anderen Kostenarten brauchen Sie keine detaillierte Planung.

Da diese Kostenarten, wie zum Beispiel die Verwaltung, vergleichsweise stabile Abteilungen betreffen, können Sie hier einfach Pauschalen veranschlagen.

In diesem Fall können Sie sich ruhig an den Budgets der Vorjahre orientieren.

Zweck erfüllt?

Wenn Sie die Komplexität verringern, müssen Sie natürlich darauf achten, dass die Budgets immer noch ihren Zweck erfüllen: nämlich die Koordination und Steuerung des Unternehmens.

Ein entscheidender Vorteil dieser Entledigung von Ballast ist aber, dass Sie sich den tatsächlich zu planenden Größen intensiver widmen können.

 

4. Kontinuität schaffen

Nehmen Sie von der gängigen Praxis Abstand, nur einmal im Jahr zu budgetieren!

Durch zu große Planungsintervalle wird Ihre Budgetierung ungenau, sodass Sie auf Unvorhergesehenes nicht flexibel reagieren können.

Außerdem stellt sich bei dieser Art der Budgetierung zum Ende des Jahres häufig ein Jahresendfieber ein.

Das bedeutet, dass bisher nicht benötigte Budgets auf Biegen und Brechen noch ausgegeben werden. Grund ist die Angst der Betroffenen, im Folgejahr weniger Budget zu erhalten, als dann vielleicht benötigt wird.

Fünfquartalssicht mit rollierendem Forecast

Statt für ein ganzes Jahr zu budgetieren, nutzt man beim Better Budgeting nun eine Fünfquartalssicht mit einem rollierenden Forecast (=Prognose). Wer sich nun die Frage stellt, warum eine Fünfquartalssicht besser ist als eine Jahresplanung, für den folgt sogleich die Erklärung:

Beispiel: erster Planungsschritt

Im Better Budgeting planen Sie jeweils die fünf folgenden Quartale grob. Das erste Quartal, das Ihnen zeitlich am nächsten liegt, planen Sie anschließend bereits fein.

Um es weniger abstrakt zu gestalten, arbeiten wir am Beispiel: Angenommen, Sie befinden sich in Quartal vier des Jahres 2017 und möchten das nächste Kalenderjahr budgetieren, dann planen Sie folgende fünf Quartale:

  1. Q1 2018 → Feinplanung
  2. Q2 2018 → Grobplanung
  3. Q3 2018 → Grobplanung
  4. Q4 2018 → Grobplanung
  5. Q1 2019 → Grobplanung

Beispiel: zweiter Planungsschritt

Nach Ablauf des ersten, bereits fein geplanten Quartals (hier: Q1 2018) budgetieren Sie erneut die nun folgenden fünf Quartale. Das vergangene Quartal fällt aus der Planung.

Dafür müssen Sie nun ein weiteres Quartal (hier: Q2 2019) grob planen. Alle bereits geplanten Quartale können Sie so übernehmen oder ggf. anpassen, falls sich bereits Veränderungen in Ihrer Planung abzeichnen.

Das direkt folgende Quartal (hier: Q2 2018) müssen Sie nun wieder fein planen.

  1. Q2 2018 → Feinplanung
  2. Q3 2018 → Grobplanung
  3. Q4 2018 → Grobplanung
  4. Q1 2019 → Grobplanung
  5. Q2 2019 → Grobplanung

Und so geht es immer weiter – rollierend eben.

Solange Sie also nicht gerade erst Ihre Budgetierung nach diesem Muster beginnen, planen Sie alle drei Monate nur das jeweilige Folgequartal fein und ein neues, fünftes Quartal grob.

Mehr Flexibilität

Die quartalsweise Planung gibt Ihrem Unternehmen viel mehr Flexibilität. Nach jedem abgelaufenen Quartal können Sie etwaige Änderungen sofort in die Planung der folgenden Quartale einbeziehen. Sie arbeiten nicht mehr mit einer Planung, die bereits ein Jahr alt ist, sondern stets mit der von vor einem Quartal.

So können die Budgets zielgenau eingesetzt werden, wann und wo sie benötigt werden!

 

Budgetieren Sie besser!

Wie Sie sehen, bedeutet besser budgetieren nicht, dass Sie alle bisherigen Planungsvorgänge abschaffen müssen. Sie nehmen lediglich Verbesserungen vor, die Ihren Budgetierungsprozess beschleunigen und die Ergebnisse valider machen.

Die drei ersten Maßnahmen – Integration, Ziele fokussieren und Komplexität verringern – hängen eng miteinander zusammen. Sie alle zielen auf eine enge Verzahnung von strategischer und operativer Planung ab.

Budgetierungs-Routinen

Dabei geht es vor allem um eine gedankliche Routine: Die operative Planung lässt sich stets von der strategischen Planung ableiten! Geschieht das nicht, arbeiten Sie nicht daran, Ihrer Idealvorstellung näherzukommen.

Und wo wir bereits bei Routinen sind: Die letzte Maßnahme, nämlich Kontinuität schaffen, legt Ihnen eine prozessuale Routine näher. Planen Sie alle drei Monate – und zwar in realistischer Detaillierung!

Und nun?

Sie haben noch offene Fragen? In unserem Workshop finden Sie demnächst alle hier vorgestellten Teilschritte noch detaillierter beschrieben.

Nun gibt es aber keine Ausrede mehr!

Lassen Sie sich nicht länger von der Budgetierung die Zeit stehlen, sondern legen Sie einfach los: besser Budgetieren mit Better Budgeting!