Budgetierung macht erfolgreich

Budgetierung macht erfolgreich – 7 FAQs und ihre Antworten erklären wie

Eine gute Budgetierung verbessert nachweislich den Erfolg Ihres Unternehmens!

Warum? Sie sorgt für eine bessere Koordination Ihrer Abteilungen. Außerdem können Sie mit ihrer Hilfe konkrete Unternehmensziele verfolgen. Dann heißt es: Planlosigkeit ade.

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist Budgetierung ein leidiges Thema. Die benötigten Ressourcen wie Mitarbeiter sind knapp und die Planungsverantwortung bleibt schnell an der Geschäftsleitung hängen – also Ihnen.

Wenn das Hintergrundwissen fehlt, kommt Ihnen die Budgetierung wahrscheinlich unnötig kompliziert vor. Und nicht nur das: Es kostet Sie viel Zeit, die Ergebnisse sind unbefriedigend und die Versuchung ist groß, die Finanzplanung gleich ganz über Bord zu schmeißen.

Ein fataler Fehler! Denn damit verlieren Sie sämtliche Kontrolle, nicht nur über die Finanzen, sondern auch über die Zielsetzung Ihres Unternehmens.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen die wichtigsten Grundlagen der Budgetierung. Sie erfahren, was Budgetierung genau ist, wofür man sie benötigt und wie das Budgetieren eigentlich geht.

So wird die Budgetierung für Sie vom Fremdwort zu einem wichtigen Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen!

 

Was ist eigentlich diese „Budgetierung“?

Kurz gesagt ist Budgetierung eine betriebswirtschaftliche Methode, bei der ein Unternehmensplan mit Budgets erstellt wird. Im Grunde machen Sie sich bei der Budgetierung also ganz grundlegende Gedanken über Ihr Unternehmen:

  • Wie soll Ihr Unternehmen in Zukunft aussehen?
  • Wie erreichen Sie das?
  • Wie viel Geld bzw. andere Ressourcen benötigen Sie dafür?

Normalerweise wird bei der Budgeterstellung genau überlegt, für welche Teilbereiche, zum Beispiel Personal, Marketing und Investitionen, Geld benötigt wird und welche Budgets dafür veranschlagt werden sollen.

Dabei ist es natürlich wichtig, dass die Planung vollständig ist und die einzelnen Teilplanungen einander nicht widersprechen, sondern ein gemeinsames Ziel und Gesamtbudget vor Augen haben.

 

Wofür benötige ich überhaupt eine Budgetierung?

Die Budgetierung hilft Ihnen dabei, sich über Ihre Ziele klar zu werden und effektiver daran zu arbeiten. Sie gibt ein Ziel vor und steckt gleichzeitig den finanziellen Rahmen ab, in dem dieses zu erreichen ist.

So sollen Ihre Mitarbeiter motiviert werden, effizient und gewinnorientiert zu arbeiten. Auch die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen kann sich durch das Budgetieren verbessern, wenn alle ein gemeinsames Ziel vor Augen haben und zusammen daran arbeiten.

Wenn etwa in der Budgetierung festgelegt wird, welche Produkte im kommenden Jahr besonders oft verkauft werden sollen, kann beispielweise die Marketingabteilung daran erkennen, auf welche Produkte sich die Werbekampagnen besonders konzentrieren sollten.

Generell ist es wichtig, dass die Budgetvorgaben zwar herausfordernd, aber erreichbar sind.

 

Was passiert denn, wenn ich keine Budgetierung mache?

Wenn Sie auf die Budgetierung verzichten, laufen Sie Gefahr, in die falschen Dinge zu viel Geld zu investieren. Im schlimmsten Fall ist Ihr Unternehmen dann nach kurzer Zeit pleite! In jedem Fall verlieren Sie den Überblick darüber, wie viel Geld Sie wofür ausgegeben haben und ob die jeweilige Investition wirklich sinnvoll war.

Vergleichbar ist die Budgetierung mit der sinnvollen Einteilung des eigenen Gehalts.

Wahrscheinlich kennen die meisten das Phänomen, dass man am Anfang des Monats nach Erhalt des Gehalts großzügig mit dem Geld umgeht. Man gönnt sich den einen oder anderen Luxus, lädt seine Freunde zum Essen ein, genießt das Leben.

Am Ende des Monats wird das Geld dann aber knapper. Statt des guten Aufschnitts vom Schlachter kauft man jetzt vielleicht günstigen Aufschnitt im Supermarkt, Blumen sind auch nicht mehr drin und die Abende verbringt man besser zu Hause als im Restaurant.

Hätte man am Anfang des Monats nicht so in Saus und Braus gelebt, wäre man mit dem Geld wahrscheinlich locker hingekommen – und hätte sich am Ende vielleicht sogar noch ein kleines Extra gönnen, oder etwas für den nächsten Urlaub zurücklegen können.

Finanzielle Übersicht

Ähnlich verhält es sich mit den Finanzen Ihres Unternehmens.

Wenn Sie sich keine Ziele stecken, kann es passieren, dass Sie vor lauter Euphorie unüberlegt Geld ausgeben und dann für die wirklich wichtigen Investitionen nicht mehr genug Geld zur Verfügung haben.

Außerdem können Sie im Nachhinein nicht mehr so leicht kontrollieren, für welche Bereiche Sie wie viel oder auch zu viel ausgegeben haben und welchen Wert Sie eigentlich hätten einsparen können.

 

Wer übernimmt die Budgetierung?

In den meisten Unternehmen sind an der Budgetierung vor allem das Controlling und das mittlere Management beteiligt.

Für das Controlling, dessen Aufgabe die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche ist, ist die Budgetierung sogar eine der Hauptaufgaben.

Und natürlich ist auch die Unternehmensleitung an der Budgetierung beteiligt, da diese den Plan letztendlich verabschiedet.

In KMU

In kleineren Unternehmen gibt es meistens kein gesondertes Controlling. Hier muss sich die Unternehmensführung häufig alleine um die Budgeterstellung kümmern und sich mit den dafür gängigen Methoden und Prozessen vertraut machen.

Dabei ist es hilfreich, wenn Sie weitere Mitarbeiter in die Planung einbeziehen. Entscheidend ist, dass zumindest alle Budgetverantwortlichen an der Budgetierung beteiligt sind, weil das die Motivation der Mitarbeiter stärkt.

Nur wenn Sie die Ziele, auch die finanziellen Ziele, transparent kommunizieren, können alle Mitarbeiter zielgerichtet arbeiten.

Die Einschätzung der Teilbereichsverantwortlichen kann Ihnen außerdem dabei helfen, die notwendigen Ausgaben besser zu kalkulieren und mögliche Einsparpotenziale zu erkennen.

 

Wann und wie oft muss ich budgetieren?

Grundsätzlich wird zwischen der strategischen und der operativen Budgetierung unterschieden.

Die strategische Planung ist auf einen längeren Zeitraum ausgerichtet, sie bündelt Visionen und Leitlinien des Unternehmens.

Die operative Budgetierung hingegen ist auf einen kürzeren Zeitraum ausgerichtet, sie enthält konkrete Ziele und Details zur Planung.

In vielen Unternehmen wird nur einmal im Jahr, zum Jahresabschluss, über die Budgetierung gesprochen. Dann wird überprüft, ob die gesteckten Ziele des Vorjahres erreicht wurden und die operative Budgetplanung aufging.

Im Anschluss wird geplant, welche Ziele und Budgetvorgaben das neue Jahr bestimmen sollen.

Traditionelle Budgetierung

Ein häufiges Problem dieser „traditionellen Budgetierung“ ist dann, dass erst zum Ende des Jahres erkannt wird, ob Budgetvorgaben eventuell nicht eingehalten wurden. In den meisten Fällen ist es dann aber zu spät, um gegenzusteuern.

Die Budgetierung wird als frustrierend und zwecklos empfunden, die Ziele für das neue Jahr werden mit einer „Klappt ja eh nicht“-Mentalität angegangen.

Die moderne Budgetierung sieht darum vor, die operative Budgetierung nur für kürzere Zeiträume vorzunehmen. So kann auf spontane Änderungen besser reagiert werden und falsche Einschätzungen werden früher erkannt und angepasst.

Welche weiteren Schwierigkeiten bei der traditionellen Budgetierung anfallen können und wann es sinnvoll ist, auf eine der modernen Budgetierungsmethoden umzustellen, erfahren Sie in dem Artikel „Moderne Budgetierung: Bei welchen Anzeichen sich die Umstellung lohnt“.

 

Wie budgetiere ich denn nun eigentlich?

Grundsätzlich gehören die folgenden Schritte zur Budgetierung:

  1. Langfristige und kurzfristige Unternehmensziele definieren und formulieren.
  2. Budgets zuteilen.
    Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie schätzen erst, wie viel Geld Sie jeweils für die einzelnen Teilpunkte benötigen, oder Sie verschaffen sich eine Übersicht über die vorhandenen finanziellen Mittel und überlegen sich dann eine sinnvolle Aufteilung.
  3. Kontrolle der Budgetierung.
    Nach einem vorher festgelegten Zeitraum wird überprüft, ob die geschätzten Budgets realistisch sind und ausreichen, um die vereinbarten Ziele zu erreichen.

Wie oben angedeutet, gibt es einige typische Schwierigkeiten bei der Budgetierung, die in vielen Unternehmen immer wieder auftreten.

Die beiden häufigsten Probleme sind:

  • Die Budgetierung kostet zu viel Zeit.
  • Die eingeteilten Budgets reichen nicht aus oder sind zu ungenau geplant, sodass die Kontrollfunktion der Budgetierung verloren geht.

Moderne Budgetierungsverfahren

Diese Probleme gehen mit der traditionellen Budgetierung einher, können aber ganz einfach vermieden werden. Und zwar durch die Umstellung auf ein modernes Budgetierungsverfahren.

Drei gute Methoden davon sind Better Budgeting, Advanced Budgeting und Beyond Budgeting. Sie entfernen sich in jeweils unterschiedlichen Graden von der traditionellen Budgetierung und variieren bzw. verfeinern die drei grundlegenden Schritte der Budgetierung.

Das Budgetieren wird dadurch schneller, effizienter und aussagekräftiger.

 

Lohnt sich für mich eine Budgetierung?

Es gibt einige gute Gründe, sich mit Budgetierung zu beschäftigen.

Sie vermeiden dadurch nicht nur, dass Ihr Unternehmen ziellos in die falsche Richtung treibt und durch unüberlegte Investitionen geschwächt wird, Sie kommen dem Idealbild Ihres Unternehmens nachweislich Schritt für Schritt näher! Das Ziel jeden Geschäftsführers!

Die Budgetierung muss dabei noch nicht einmal viel Ihrer wertvollen Zeit in Anspruch nehmen, denn die modernen Budgetierungsmethoden vermeiden die Probleme der traditionellen Budgetierung; sie sind schnell und effektiv.

Wenn Sie wissen wollen, was sich genau hinter diesen Budgetierungsmethoden versteckt und welche besonders gut zu Ihrem Unternehmen passt, lesen Sie den Artikel „Moderne Budgetierungsverfahren: Welches ist das Richtige für mich?“.

Auch zu den einzelnen Budgetierungsmethoden finden Sie Artikel, die Ihnen dabei helfen, in wenigen Schritten auf eine moderne Budgetierung umzustellen.