Datenschutz im Arbeitsverhältnis: Wenn Kandidaten zu Bewerbern werden

Datenschutz im Arbeitsverhältnis: Wenn Kandidaten zu Bewerbern werden

Sie suchen gerne im Internet nach neuem Personal, insbesondere auf Social Media Plattformen? Da sind Sie in guter Gesellschaft: Die Online Personalsuche gehört zu den wichtigsten Instrumenten des modernen Personalmarketings.

Was viele aber nicht wissen, ist, dass sich die Rechtslage in Bezug auf den Datenschutz ändert, sobald aus Ihrer Personalsuche ein laufender Bewerbungsprozess wird und Sie im Internet nach konkreten Informationen über die Bewerber suchen.

Datenschutz-Verstoß bei der Bewerberrecherche?

Welche Informationen Sie als Arbeitgeber erheben dürfen und welche nicht, ist durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geregelt.

Am 12. Mai 2017 hat der Bundesrat dem „Datenschutz-Anpassungs- und -Umsetzungsgesetz EU“ zugestimmt. Dadurch ergeben sich einige für Sie relevante Neuerungen.

Wie der Datenschutz im Arbeitsverhältnis aussieht, sollten Sie unbedingt wissen! Denn Unwissenheit schützt vor nicht Strafe nicht – und die Strafen können bei einem Datenschutz-Verstoß recht hoch ausfallen.

Mit welchen Bußgeldern Sie generell bei Verstößen gegen das Datenschutzgesetz rechnen müssen, erfahren Sie in dem Artikel „Datenschutz Strafen: Wie teuer werden Verstöße wirklich?“.

 

Datenschutz im Arbeitsverhältnis

Laut § 3 Abs. 3 im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist die Suche nach Informationen über Bewerber im Internet eine Datenerhebung.

Gemäß § 32 Abs. 1 ist eine solche Datenerhebung nur erlaubt, wenn sie für die Entscheidung über die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich und – noch entscheidender – angemessen ist.

„Allgemein zugängliche“ Daten dürfen nach § 28 Abs. 1 unabhängig von einem Arbeitsverhältnis erhoben werden, wenn keine Interessen der Betroffenen entgegenstehen.

„Allgemein zugängliche“ Daten

Als „allgemein zugängliche“ Daten gelten alle Daten, die Sie zum Beispiel über Suchmaschinen wie Google finden und die Sie in sozialen Netzwerken ohne vorherige Anmeldung einsehen können.

Es spricht also nichts dagegen, den Namen eines Bewerbers zu googeln und die Informationen zu nutzen, die für alle Internetnutzer frei zugänglich sind.

Grauzone: Soziale Netzwerke

Aber was ist mit den Informationen, die nur durch eine vorherige Anmeldung in dem jeweiligen Sozialen Netzwerk einsehbar sind? Sie befinden sich in einer Grauzone!

In der Regel wird zwischen privaten Social Media Plattformen und Plattformen zum Zweck der beruflichen Orientierung unterschieden.

Plattformen zur beruflichen Orientierung

Die Social Media Plattformen Xing und LinkedIn verfolgen zum Beispiel eindeutig den Zweck der beruflichen Orientierung, denn hier stellen Nutzer ihren Lebenslauf online und veröffentlichen ihre beruflichen Interessen.

Die Bewerber stellen hier bewusst Informationen für potenzielle Arbeitgeber zusammen. Aus diesem Grund sollen Sie diese natürlich auch nutzen dürfen.

Bei der aktiven Suche nach potenziellen Kandidaten, dem „Active Sourcing“, werden diese Plattformen ebenfalls genutzt. Viele Kandidaten werden auf diese Weise sogar lieber gefunden, als sich direkt bei einem Unternehmen zu bewerben.

Mehr Informationen zu den aktuellen Trends im Personalmarketing finden Sie in dem Artikel „Active Sourcing & Social Recruiting: Studie zeigt die Trends 2017“.

Private Social Media Plattformen

Zu den Social Media Plattformen, auf denen Sie lieber nicht nach Informationen über Bewerber suchen sollten, gehören zum Beispiel Facebook und Google+.

Zwar dürfen Sie als Unternehmen natürlich ein Profil auf diesen Plattformen haben (dies ist sogar ein elementarer Bestandteil des Employer Brandings, über das Sie demnächst in unserem Artikel zum Employer Branding mehr erfahren können), aber Sie dürfen nicht auf den privaten Profilen Ihrer Bewerber nach Informationen suchen, auf deren Grundlage Sie sich für oder gegen einen Bewerber entscheiden.

Grund dafür ist der Schutz der Privatsphäre.

 

Schutz der Privatsphäre

Einige Social Media Nutzer geben auf ihren Profilen viele Details zu ihrem Privatleben preis. Allerdings sind diese Informationen nur für ihre Freunde gedacht und zählen deshalb nicht als „allgemein zugängliche“ Daten.

Zum Intimleben, zur Religion und zur finanziellen Situation Ihrer Bewerber dürfen Sie in keinem Fall Informationen erheben, denn diese Details gehören ganz klar zum Privatleben der Bewerber und sind durch die Persönlichkeitsrechte geschützt.

Zu diesen Themen dürfen Sie übrigens auch im Vorstellungsgespräch keine Fragen stellen. Wie Sie allgemein ein gelungenes Vorstellungsgespräch führen, können Sie schon bald in einem eigenen Artikel nachlesen.

 

AGB und Nutzungsbedingungen

In den AGB und Nutzungsbedingungen einiger Social Media Plattformen ist die Personaldatenerhebung durch Arbeitgeber ausdrücklich verboten.

Hier endet also die Grauzone und ein Verstoß gegen diese Vorschriften wird mit Rechtsfolgen und Strafen geahndet.

 

Beschäftigtendatenschutz

Für die Recherche über aktuelle Mitarbeiter Ihres Unternehmens gelten die gleichen Datenschutzvorschriften. Durch das „Datenschutz-Anpassungs- und -Umsetzungsgesetz EU“ (DSAnpUG-EU) sind diese Anforderungen aktuell noch einmal verstärkt worden.

So hat sich zum Beispiel das Haftungsrisiko gegenüber den Arbeitnehmern verschärft: auch Nichtvermögensschäden sind jetzt zu ersetzen. Bei Datenschutzverstößen fallen also nicht nur hohe Bußgelder bis zu 20 Mio. Euro an, Arbeitnehmer haben zusätzlich einen Anspruch auf Schmerzensgeld.

Auch eine Beweislastumkehr wurde durch das DSAnpUG-EU beschlossen. Das Daten verarbeitende Unternehmen muss in Zukunft nachweisen, dass es keine Verantwortlichkeit trifft. Dadurch erhöht sich sowohl der Aufwand als auch das Risiko der Datenverarbeitung.

 

Mitarbeiteräußerungen über die Firma

Natürlich haben Sie als Unternehmer aber ein berechtigtes Interesse daran, was Ihre Mitarbeiter über Ihr Unternehmen auf den Social Media Plattformen veröffentlichen. Nach Ihrer eigenen Firma dürfen Sie deshalb uneingeschränkt suchen.

Sollten Sie dabei auf Schmähkritik oder den Verrat von Geschäftsgeheimnissen stoßen, dürfen Sie diese Daten auch speichern und verwenden bzw. weitergeben.

 

Gehen Sie kein Risiko ein!

Bei der Internetrecherche über Bewerber und Mitarbeiter ist Vorsicht geboten. Schnell können hier die Gesetze zum Datenschutz im Arbeitsverhältnis missachtet werden.

Gehen Sie lieber auf Nummer sicher und nutzen Sie nur die Daten, die Sie bei einer einfachen Google-Suche finden und die in den eindeutig berufsorientierten Netzwerken veröffentlicht sind.

Sollten Sie auch in anderen Bereichen unsicher sein, welche Datenschutzrichtlinien für Ihr Unternehmen gelten, finden Sie demnächst in unserem Artikel zum Datenschutz im Unternehmen alle nötigen Informationen.