Mitarbeiterbefragung in Eigenregie? So gelingt Sie bestimmt

Mitarbeiterbefragung in Eigenregie? So gelingt sie Ihnen bestimmt!

SOS Leistungstief! Diesen Notruf hätten Sie als Unternehmer bestimmt gern das eine oder andere Mal abgesandt. In der bloßen Hoffnung, die Motivation Ihrer Mitarbeiter durch Zauberhand wieder zu aktivieren. Dabei wissen Sie genau: Wirklich helfen können nur konkrete Maßnahmen.

Sie verlieren zwischen all den Vaterschaftsurlauben, Alterssicherungen und ein paar dicken Verkaufsprämien als Ansporn schnell den Überblick, was den einzelnen Mitarbeiter motiviert? Und Sie denken, dass man nicht alle einfach danach fragen kann? Doch, das kann man!

Mit einer Mitarbeiterbefragung (kurz: MAB) decken Sie versteckte Potenziale Ihres Unternehmens auf, zeigen Interesse an der Meinung Ihrer Mitarbeiter und sorgen für mehr Motivation am Arbeitsplatz.

Wer übernimmt die MAB?

Die Beauftragung eines externen Meinungsforschers kann Bedenken bei der Budgetfrage hervorrufen. Die angebotenen Verfahren sind dabei häufig standardisiert und eignen sich vielleicht gar nicht für die Bedürfnisse Ihres Betriebs.

Aus diesem Grund übernehmen bereits viele Unternehmer die Durchführung einer MAB selbst.

Sie wollen den Versuch wagen, mit einer MAB in Eigenregie den Tatendrang in Ihrem Betrieb neu zu beleben oder besonders gute Konzepte aufzudecken, von denen andere lernen können? Dann erfahren Sie in der folgenden Anleitung, wie Sie in nur sechs Schritten eine MAB richtig planen und durchführen.

 

Nur Vorteile weit und breit

Eine Mitarbeiterbefragung kann Ihnen direkt zu einer ganzen Reihe von Win-win-Situationen verhelfen und zu verlieren gibt es eigentlich nichts. Die wichtigsten Vorteile nennen wir Ihnen zur Motivation schon vorab:

  1. Ihre Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und in die Unternehmensplanung eingebunden, was für Sie wiederum eine zufriedene und dadurch deutlich leistungsbereitere Belegschaft bedeutet!
  2. Das bei der MAB in Eigenregie gesparte Budget könnten Sie lieber Ihrer Belegschaft zugutekommen lassen. Keine Sorge, eine betriebsintern geplante und durchgeführte MAB können Sie als Unternehmen jeder Größenordnung problemlos meistern!
  3. Teamarbeit und eine durchgehende Kommunikation von der Vorplanung bis zur finalen Evaluation machen Ihnen die Durchführung leichter und die MAB bei jedem neuen Durchlauf effektiver. So bleiben Sie konkurrenzfähig und haben auch noch Spaß dabei!

 

Mitarbeiterbefragung leicht gemacht – in sechs Schritten

  1. Die Vorplanung: Wählen Sie die passende Strategie
  2. Operativ planen: Setzen Sie auf Teamarbeit
  3. Der Fragebogen: Stellen Sie die richtigen Fragen
  4. Erhebung und Auswertung: Bereiten Sie die Umsetzung vor
  5. Der Follow-up-Prozess: Lassen Sie Taten sprechen
  6. Die Evaluation: Fragen Sie nach dem Fragen

 

1. Die Vorplanung: Wählen Sie die passende Strategie

Das A und O jedes erfolgreichen Projektes ist eine strukturierte Planung. Stellen Sie die ersten Fragen also an sich selbst, um Ihre Erwartungen an die MAB festzuhalten.

Legen Sie als Erstes das Ziel der MAB fest. Hier kommt es darauf an, ob Sie mit der Befragung z. B. die Ursache eines Leistungstiefs in Erfahrung bringen oder lieber das Erfolgsgeheimnis einer besonders erfolgreichen Abteilung auf den Rest des Unternehmens übertragen möchten.

Jede MAB birgt ein bestimmtes Fragemotiv, das maßgeblich über die Art und Häufigkeit der jeweiligen Befragungsmethode entscheidet. Häufige Einsatzmöglichkeiten einer MAB sind z. B. folgende.

Impuls- oder Meinungsumfrage

Sie eignet sich besonders, um ein konkretes Feedback zu neuen Methoden oder Techniken im Geschäftsablauf einzuholen.

Klima- oder Zufriedenheitsbefragung

Sie dient dazu, einen Einblick in die Arbeitszufriedenheit zu gewinnen. Die Mitarbeiter geben ihre Eindrücke zu den derzeitigen Arbeitsbedingungen und dem generellen Klima zwischen Kollegen und Vorgesetzten wieder. Daran lassen sich wichtige Optimierungspotenziale erkennen und durch anschließende Maßnahmen können Motivation und Leistungsbereitschaft gesteigert werden.

MAB zur Organisationsentwicklung

Sie kann die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens verbessern bzw. sichern. Diese MAB misst regelmäßig die Leistung und Zufriedenheit aller Mitarbeiter, um kontinuierlich Aktionspläne zu entwerfen und Optimierungspotenziale stetig auszubauen.

Systematische MAB

Sie verknüpft die Ergebnisse der Befragung mit den schon etablierten Führungssystemen und lässt sich damit gut zur strategischen Weiterentwicklung nutzen.

Benchmarking-MAB

Sie macht es Ihnen leicht, die Organisationsvorgänge der verschiedenen Abteilungen miteinander zu vergleichen. Hierbei werden in regelmäßigen Abständen Faktoren wie z. B. die derzeitige Leistungsbereitschaft oder die Wechselabsichten der Mitarbeiter gemessen.

Wichtig: eine MAB – ein Ziel

Versuchen Sie nicht, alle bestehenden Probleme in ein und derselben Befragung zu lösen! Ein klar abgestecktes Ziel verleiht dem Vorhaben Struktur und führt erfahrungsgemäß zu den effektivsten Ergebnissen.

Möchten Sie gern noch mehr zu den vielseitigen Einsatzmöglichkeiten einer MAB erfahren? Dann lesen Sie doch demnächst auch unseren Artikel zum Personalfragebogen.

 

2. Operativ planen: Setzen Sie auf Teamarbeit

Ihre nächsten Gedanken sollten sich nun der konkreten Umsetzung widmen.

Der Kern einer guten MAB besteht übrigens darin, Ihren Mitarbeitern zu demonstrieren, dass ihre Meinung zählt und in die Unternehmensentwicklung einbezogen wird.

Daher wird es nun höchste Zeit, dass Sie sich für die weitere Durchführung tatkräftige Unterstützung mit ins Boot holen!

Vorteil: Teamarbeit

Ein eigens für die MAB ins Leben gerufenes Projektteam bildet die perfekte Kommunikationsbrücke zwischen der Belegschaft und Ihnen.

Die ausgewählten Kollegen unterstützen Sie nicht nur bei der Ausarbeitung und der Durchführung der MAB selbst. Mit dem übertragenen Mitbestimmungsrecht wird den Befragten auch das Gefühl vermittelt, dass großen Wert auf die Transparenz und Offenheit der Durchführung gelegt wird.

Aufgaben verteilen

Ein gemeinsam entwickelter Projektplan gibt dem Vorhaben Kontur und sorgt dafür, dass alle wichtigen Schritte rechtzeitig und gründlich durchdacht werden. Alle Beteiligten sollten dabei einen klaren Aufgabenbereich erhalten, für den sie die Verantwortung tragen.

Zu befragende Personen

Legen Sie die Zielgruppen fest. Macht es zum Beispiel Sinn, sich beim Thema Elternzeit an kinderlose Mitarbeiter zu wenden? An dieser Stelle entscheidet sich, in welchem Ausmaß die Befragung stattfinden soll.

Befragungsart wählen

Ob eine Befragung aller Mitarbeiter möglich ist oder Sie sich auf eine Stichproben-MAB festlegen, hängt auch von den technischen Möglichkeiten der Umsetzung ab. Haben alle Teilnehmer einen Zugang zum Intranet, können mit einer Onlinebefragung deutlich mehr Mitarbeiter erreicht werden.

Fehlen die Mittel oder auch das technische Know-how, wird eine schriftliche Befragung für die Belegschaft deutlich angenehmer und damit effektiver ausfallen.

Zeitrahmen der Befragung planen

Wählen Sie einen Zeitrahmen, der für alle Teilnehmer eine stressfreie Befragung ermöglicht.

Ein Zeitrahmen von zwei bis vier Wochen lässt genügend Flexibilität für die Teilnahme aller zu, ohne das Projekt für die früh Befragten wieder in Vergessenheit geraten zu lassen.

Meilensteine der Kommunikation

Eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit entscheidet nicht selten über den Erfolg einer MAB. Kündigen Sie den Zeitpunkt der Erhebung ruhig mehrmals an und lassen Sie Ihre Mitarbeiter genau wissen, welches Ziel die MAB hat. Das erzeugt Transparenz und motiviert zur Teilnahme.

 

3. Der Fragebogen: Stellen Sie die richtigen Fragen

Die Planung steht und die Belegschaft wartet bereits gespannt auf das angekündigte Release des umworbenen Fragebogens. Wer jedoch dann auf standardisierte Vorlagen aus dem Internet blickt, dem kommen schnell Zweifel an der Authentizität der MAB.

Gestalten Sie den Fragebogen lieber intern. Sie haben das Projekt schließlich mit einer individuellen Zielfrage begonnen. Es wäre schade, durch unglaubwürdige Fragestellungen das Interesse Ihrer Mitarbeiter nun wieder zu verlieren.

Fragebogen strukturieren

Um die Übersichtlichkeit des Fragebogens sicherzustellen, unterteilen Sie die Struktur in drei Sektionen.

Im ersten Part erhält der Teilnehmer alle wichtigen Infos sowie Ziele und eine kurze Einweisung zum Ausfüllen des Fragebogens. Darauf folgt bereits die eigentliche Befragung!

Im letzten Teil sollten Sie relevante soziodemografische Merkmale der Befragten festhalten, damit später eine vergleichende Auswertung im Hinblick auf verschiedene Altersgruppen oder Abteilungen möglich ist.

Inhalte planen

Wenn Sie den Fragebogen selbst erstellen, wird sich der Inhalt thematisch an Ihrer vorgegebenen Zielsetzung der MAB orientieren.

Sollten Ihnen Fragen einfallen, die Ihnen zwar interessant erscheinen, jedoch vom eigentlichen Motiv der MAB abweichen, heben Sie sich diese lieber für eine weitere MAB auf.

Fragen formulieren

Halten Sie die Formulierungen kurz und eindeutig! Unnötig komplizierte Formulierungen könnten Verständnisprobleme mit sich bringen.

Frageform(en) wählen

Bei großen Umfragen setzen Sie besser auf geschlossene Fragen, da Sie durch die begrenzt wählbaren Antwortmöglichkeiten die Ergebnisse leichter miteinander vergleichen können.

Aber auch eine offene Antwortmöglichkeit kann – bewusst gewählt – an der einen oder anderen Stelle konkrete Ideen und Verbesserungsvorschläge fördern.

Antwortskalen planen

Hier kommt es erneut darauf an, was Sie mit der MAB in Erfahrung bringen möchten.

Typische Skalen sind z. B. das Maß der Häufigkeit, der Zustimmung oder auch der Zufriedenheit zu einem bestimmten Anliegen.

Passende Fragenanzahl wählen

Generell ist es gut, wenn Sie sich bei der Erstellung des Fragebogens auf das Wesentliche konzentrieren. Je mehr Fragen die Teilnehmer beantworten müssen, desto schneller sinkt ihre Konzentration.

Wenn Sie noch mehr Details zur Gestaltung des Fragebogens erhalten möchten, erfahren Sie demnächst in einem weiteren Artikel mehr zum Thema.

 

4. Erhebung und Auswertung: Bereiten Sie die Umsetzung vor

Auch die Erhebung an sich und die anschließende Auswertung benötigen eine gute Planung Ihrerseits. Um eine möglichst hohe Rücklaufquote und repräsentative Ergebnisse zu erhalten, achten Sie bei der Durchführung besonders auf Gründlichkeit und Qualität.

Verteilung der Fragebögen

Passen Sie einen möglichst guten Moment für die Ausgabe der Bögen ab, z. B. den Erhalt der Lohnabrechnung. Die Teilnehmer sollten in jedem Fall als Erstes den Informationsteil des Fragebogens vorgelegt bekommen, damit das Ziel und das korrekte Ausfüllen des Fragebogens deutlich sind.

Befragungszeitraum und -ort

Schaffen Sie einen stressfreien Raum für die Befragung. Die Ergebnisse werden deutlich effektiver ausfallen, wenn die Teilnahme während der Arbeitszeit und jenseits der Hektik des Arbeitsalltags stattfindet.

Rechtzeitig kommunizieren

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig wissen, was Sie vorhaben. Machen Sie der Belegschaft die MAB regelrecht schmackhaft! Und das vor, während und auch noch nach der Erhebungsphase. Das sorgt für Transparenz und mehr Motivation zur Teilnahme.

Anonyme Rücknahme

Achten Sie strikt darauf, dass die Befragten ihre Bögen anonym zurückgeben können. Durch extra ausgeteilte Umschläge oder einen für die MAB umfunktionierten Briefkasten schaffen Sie Vertrauen und können mit authentischen Ergebnissen rechnen.

Fragebögen auswerten

Keine Angst, um die eigene MAB auszuwerten, muss man kein Mathe-Genie sein. Da Sie ja bereits den kompletten Aufbau der MAB einer persönlichen Zielsetzung gewidmet haben, können Sie sich auch bei der Interpretation der Ergebnisse danach richten.

Achten Sie beispielsweise auf Antworttendenzen. Sie können Sichtweisen zwischen Altersgruppen, Abteilungen oder auch geschlechterspezifische Wahrnehmungen zu bestimmten Prozessen miteinander vergleichen und daraus wertvolle Schlüsse ziehen.

 

5. Der Follow-up-Prozess: Lassen Sie Taten sprechen

Ihren guten Willen haben Sie gezeigt. Damit Ihre MAB aber auch den erhofften Erfolg erzielt, sollten Ihre Taten nun nicht lange auf sich warten lassen – und für Sie sprechen!

Da Sie bereits während des bisherigen Projektes auf gute Teamarbeit gesetzt haben, nur noch einmal zu Ihrer Erinnerung: auch bei der Frage nach den nun zu ergreifenden Maßnahmen stehen Sie nicht alleine da.

Ergebnisse präsentieren

Ihre Mitarbeiter möchten natürlich wissen, wie die MAB ausgefallen ist. Wenn Sie also die Auswertung abgeschlossen haben, sollten Sie die Ergebnisse zeitnah kommunizieren.

Maßnahmen gemeinsam gestalten

Für die partizipative Maßnahmengestaltung bieten sich z. B. abteilungsgebundene Diskussionen oder Workshops an, in deren Verlauf die Umfragedaten gemeinsam reflektiert und Ideen gesammelt werden.

Maßnahmen auswählen – Umsetzung planen

Aus den zusammengetragenen Vorschlägen kann nun, abhängig von Nutzen und Aufwand der Optionen, eine Prioritätenliste erstellt werden. Sobald feststeht, welche Maßnahmen umgesetzt werden, rückt die Kommunikation erneut in den Vordergrund.

Lassen Sie die Beschäftigten genau wissen, warum ein Thema dem anderen vorgezogen wird. Das sorgt für deutlich mehr Akzeptanz auch aufseiten jener Mitarbeiter, deren Vorschläge erst einmal zurückstehen müssen.

 

6. Die Evaluation: Fragen Sie nach dem Fragen

Es lohnt sich für Sie, eine Mitarbeiterbefragung regelmäßig durchzuführen.

Um in der nächsten Durchführung noch effektivere Ergebnisse zu erhalten, sollten Sie den Prozess selbst prüfen und nach Optimierungspotenzial Ausschau halten. Ein kurz gehaltener Feedback-Bogen zur MAB selbst, der an eine Stichprobe der Befragten ausgegeben wird, hilft Ihnen dabei.

Noch Fragen Ihrerseits?

Mit einer guten MAB wird es Ihnen ein Leichtes sein, Optimierungsbedarf rechtzeitig zu erkennen und Potenziale auch dort auszuschöpfen, wo Sie vielleicht gar keine vermutet hätten.

Lassen Sie sich überraschen!

Fragen Sie sich noch, wie genau eine MAB eigentlich Motivation schafft und worauf es bei der Jagd nach versteckten Potenzialen ankommt? Dann lesen Sie hierzu doch unsere Ratgeber „Mitarbeiter motivieren – nur wie? Hiermit sagen Sie Leistungstiefs ade!“ und demnächst auch zum Personalfragebogen.

Oder möchten Sie es vor der ersten eigenen Durchführung lieber noch einmal ganz genau wissen? Dann wartet unserer Workshop „Muster zur Mitarbeiterbefragung: Erkennen Sie alle Potenziale!?“ bereits mit einem detaillierten, sofort umsetzbaren Muster auf Sie!