Muster zur Mitarbeiterbefragung: Erkennen Sie alle Potenziale!?

Muster zur Mitarbeiterbefragung: Erkennen Sie alle Potenziale!?

Ganz nach Olympia-Manier: schneller, höher, weiter! Ächzen Sie als Unternehmer auch manchmal unter dem ständigen Konkurrenzdruck? Ein einziger verpasster Schritt nach vorne lässt schon das unangenehme Gefühl in Ihnen aufkeimen, dass die Konkurrenz Sie nun einholen oder gar überholen könnte?

Dabei sind Sie doch im Großen und Ganzen mit der Leistung aller Beteiligten zufrieden. Es wäre nur schön, wenn Sie zur Entwicklung des Unternehmens auch mal auf ein paar Inputs von anderen klugen Köpfen zugreifen könnten! Und warum eigentlich nicht?

Stellen Sie sich einmal all die innovativen Ideen vor, die in Ihren Mitarbeitern schlummern; nicht zu vergessen die ungenutzten Potenziale, die es für Sie noch auszuschöpfen gilt.

Um diesen Schatz zu heben, gibt es eine einfache Möglichkeit: Fragen Sie danach!

Mit Mitarbeiterbefragungen zu mehr Erfolg

Nicht ohne Grund hat sich die Mitarbeiterbefragung (MAB) längst als wichtiges Instrument der Unternehmensentwicklung etabliert. Eine MAB bringt die Optimierungspotenziale Ihres Unternehmens auf den Punkt.

Indem Sie Ihre Mitarbeiter konkret um ihre Einschätzung und Ideen bitten, schaffen Sie Vertrauen und Motivation unter der Belegschaft. Sie fördern die Teamarbeit und bringen ganz nebenbei Ihre Firma weit nach vorn!

Und mit einem Muster ist die Selbstdurchführung im Betrieb auch kein Problem.

Im folgenden Workshop erfahren Sie daher im Detail, worauf es bei einer effektiven MAB ankommt. Wir zeigen Ihnen in sechs simplen Schritten, welche Feinheiten es für Sie bei der Planung, Durchführung und während des Follow-up-Prozesses zu beachten gibt.

 

Das Muster einer erfolgreichen MAB

Die MAB benötigt sechs Schritte, wenn sie optimal durchgeführt werden soll:

  1. Die strategische Planung vornehmen
  2. Die operative Planung vornehmen
  3. Den Fragebogen gestalten
  4. Die Daten erheben und auswerten
  5. Den Follow-up-Prozess anstoßen
  6. Die MAB evaluieren

Die ersten beiden Schritte bestimmen die Ziele und die Durchführung der MAB. Erst darauf aufbauend kann der Fragebogen gestaltet und die eigentliche Befragung durchgeführt werden. Im Follow-up-Prozess werden dann die Maßnahmen anhand der Zielsetzung Ihrer MAB abgeleitet und umgesetzt. In der Evaluierung erfahren Sie zudem, was Sie in einer nächsten MAB besser machen könnten.

 

1. Die strategische Planung vornehmen

Mit der strategischen Planung setzen Sie ein konkretes Ziel für die MAB. Dieses ausdefinierte Ziel bestimmt maßgeblich die nachfolgenden Aktivitäten. Welche Zielsetzung verfolgen Sie genau mit der MAB? Welche Antworten soll Ihnen die Erhebung liefern? Für unterschiedliche Zielsetzungen gibt es die passenden Umfragearten – treffen Sie eine Auswahl:

Die Impuls- bzw. Meinungsumfrage

Sehen Sie das Ziel darin, punktuelle Antworten darauf zu erhalten, wie die Mitarbeiter einen aktuellen Sachverhalt einschätzen, so wählen Sie eine Impuls- bzw. Meinungsumfrage. Sie gibt Antwort auf die Frage, wie Mitarbeiter spezielle Dinge sehen und verstehen.

Anlässe liefern bspw. bestimmte Geschäftsvorfälle oder die Einführung neuer Methoden und Techniken: Was meinen die Mitarbeiter zum bevorstehenden Kauf eines Wettbewerbers? Wie kommen sie mit dem neuen Warenwirtschaftssystem zurecht? Wie schmeckt das Essen in der Kantine?

Bei dieser Befragung erheben Sie also ein Meinungsbild anhand konkreter, zuvor gesammelter Ergebnisse. Der Zeitpunkt für diese Art von Umfrage hängt konkret von Ihrem Informationsbedürfnis ab.

Die Klima- bzw. Zufriedenheitsbefragung

Möchten Sie mit der MAB das Klima im Unternehmen oder die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern, so entscheiden Sie sich für eine Klima- bzw. Zufriedenheitsbefragung.

Sie ermitteln durch diese Art der Befragung Hinweise auf die wichtigsten Optimierungspotenziale und konkrete Verbesserungsmaßnahmen. Der mittelbare Effekt soll in der Regel darin bestehen, über die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen Hindernisse und Hemmnisse abzubauen und so u. a. die Leistung der Mitarbeiter zu erhöhen.

Die Befragung zielt auf die Arbeitszufriedenheit, auf konkrete Arbeitsbedingungen sowie das Verhältnis zu Vorgesetzten und Kollegen ab und erfolgt oft einmalig oder sehr unregelmäßig.

Als Instrument der Organisationsentwicklung

Wenn durch die MAB regelmäßig und nachhaltig die Leistung und Zufriedenheit sämtlicher Mitarbeiter sowie letztlich die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gesichert und verbessert werden sollen, greifen Sie auf die MAB als Instrument der Organisationsentwicklung zurück.

Auch hier adressieren Sie die Arbeitszufriedenheit, Arbeitsbedingungen usw., jedoch erfolgt die Befragung systematisch und in zyklischer Weise auf sämtlichen Ebenen des Unternehmens.

Sie sprechen über diesen Weg Arbeitsbedingungen an und binden die Mitarbeiter dabei kontinuierlich und nachhaltig in den Veränderungsprozess des Unternehmens mit ein.

Charakteristisch ist, dass Sie die in der vorliegenden Methode beschriebenen sechs Schritte regelmäßig und systematisch durchführen. Die Ergebnisse einer Befragung greifen Sie in den Folgeprozessen der MAB wieder auf und setzen daraus abgeleitete Maßnahmen mit Aktionsplänen um.

Mit Führungssystemen verknüpft

Wollen Sie die Ergebnisse der MAB übergreifend einbinden und zur strategischen Weiterentwicklung nutzen, so sollten Sie auf eine systemische MAB zurückgreifen. Die MAB wird mit den bereits bestehenden Führungssystemen im Unternehmen verknüpft.

So können Sie bspw. die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung, welche die Arbeit der jeweiligen Vorgesetzten bewerten, an das Vergütungssystem für die Vorgesetzten koppeln. Oder die Ergebnisse werden zum festen Bestandteil und zur Voraussetzung für Kennzahlen des Qualitätsmanagements. Ebenso könnten die Ergebnisse Hinweise für den Personalentwicklungsbedarf eines Unternehmensbereichs liefern.

Mit derlei Verbindungen lassen sich zielführende Strategien ermitteln und umsetzen. Zudem erlauben sie, alle Mitglieder des Unternehmens auf diese Strategie auszurichten.

Wer sich für diese Art MAB entscheidet, nutzt sie als obligatorischen Bestandteil der Unternehmensführung – so selbstverständlich wie die zugehörigen Managementsysteme.

Die Benchmarking-MAB

Möchten Sie Ihre Organisation hinsichtlich bestimmter Aspekte mit anderen Organisationen einem Vergleich unterziehen, lässt sich das über eine Benchmarking-MAB realisieren.

Im Fokus steht dabei, regelmäßig bestimmte Aspekte zu messen und einzuordnen, um Transparenz darüber herzustellen, wie das Unternehmen und ggf. einzelne Abteilungen innerhalb des Unternehmens relativ zu bestimmten Kriterien positioniert sind: u. a. Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation und Wechselabsichten.

Der Vergleich kann unternehmensintern, branchenweit oder auch innerhalb einer festen Gruppe von Unternehmen erfolgen.

Wichtig: klare Ziele setzen

Wichtig ist, die MAB hinsichtlich des Ziels und Zwecks nicht zu überfrachten. Sie sollten am Ende dieses Schrittes ein klares Ziel bzw. einen klaren Zweck der MAB und die dazu passende Umfrageart abgesteckt haben. Und Sie sollten definiert haben, welche Art von Ergebnis vorliegen soll.

Dadurch verleihen Sie Ihrer MAB Kontur und vermeiden, dass die Ergebnisse zu „allem ein bisschen, aber zu nichts richtig“ eine Aussage treffen.

Schon bestimmte Ideen zur Zielsetzung?

Sie wissen bereits, dass Ihr Ziel die Motivation Ihrer Mitarbeiter ist, um die Leistungsbereitschaft zu steigern? Dann erfahren Sie in dem Artikel „Mitarbeiter motivieren – nur wie? Hiermit sagen Sie Leistungstiefs ade!“ noch mehr darüber, was Ihre Mitarbeiter wirklich motiviert. Oder Sie möchten mithilfe der MAB effektiver arbeiten und die Konkurrenz ausstechen? Dann lesen Sie demnächst unseren Artikel zum Personalfragebogen!

 

2. Die operative Planung vornehmen

In diesem Schritt treffen Sie die Entscheidung darüber, wie Sie die MAB konkret umsetzen. Dieser Schritt ist wichtig, damit die Mitarbeiter umfassend über die Befragung informiert sind, die Rücklaufquote möglichst hoch ist und die Befragung später reibungslos abläuft.

Das Projektteam

Setzen Sie für die Realisierung der MAB ein eigenständiges Projekt auf.

Die Aufgabe des Projektteams besteht darin, die MAB sowohl inhaltlich mitzugestalten als auch aus Mitbestimmungssicht zu legitimieren. Darüber hinaus stehen die Mitglieder des Projektteams bei etwaigen Fragen der Mitarbeiter vor, während und nach der Befragung als Ansprechpartner zur Verfügung.

Integrieren Sie insofern Mitglieder aus unterschiedlichen Bereichen in das Projektteam: Geschäftsführung, Personalabteilung, Betriebsrat, Datenschutzbeauftragter, Qualitätsmanagement, gegebenenfalls Führungskräfte wichtiger Abteilungen sowie eventuell externe Berater zur Unterstützung bei Konzeption und Auswertung.

Gestalten Sie das Projektteam nicht zu groß. Ein Kernprojektteam von drei bis fünf Mitgliedern sichert Handlungsfähigkeit.

Der Projektplan

Entwickeln Sie einen Projektplan.

Eine MAB stellt oft einen recht großen und komplexen Aufgabenbereich dar. Legen Sie zur Orientierung in einem Projektplan fest, welche Aufgaben innerhalb welcher Zeiträume erledigt werden sollen und weisen Sie den Aufgaben jeweils Verantwortliche aus dem Projektteam zu.

Eine mögliche Grobstruktur hierfür bieten die sechs Schritte der vorliegenden Methode. So arbeiten Sie die Aufgaben strukturiert ab und können dafür Sorge tragen, dass nichts vergessen und der zeitliche Rahmen eingehalten wird.

Die Anzahl der Befragten

Planen Sie die Anzahl der zu befragenden Personen.

Sie müssen die Entscheidung treffen, ob Sie alle oder nur einen Teil der Mitarbeiter befragen möchten.

Entscheiden Sie sich für eine Stichprobenbefragung, wenn die MAB – in Abhängigkeit vom Ziel – nur einen Teil der Mitarbeiter betrifft oder die Anzahl aller Mitarbeiter zu groß erscheint.

Insbesondere bei einer eher geringen Mitarbeiterzahl sollten Sie dagegen auf eine Vollbefragung zurückgreifen, um die Repräsentativität zu erhöhen.

Die Art der Befragung

Entscheiden Sie hinsichtlich der Art der Befragung, ob sie online oder schriftlich erfolgen soll.

Für eine Online Befragung spricht, dass die MAB über das Inter- oder Intranet eine weite und schnelle Verbreitung findet, die zu keinen hohen Verteilungskosten führt. Im Falle einer etwaigen Wiederholung der Befragung zu späteren Zeitpunkten können Sie so zudem auf die Befragung zurückgreifen und sie leicht erneut anstoßen. Darüber hinaus stehen die Daten direkt zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Sollte jedoch eine Vielzahl der Mitarbeiter keinen Online-Zugang haben oder die Anzahl der befragten Mitarbeiter eher gering sein, eignet sich die schriftliche Befragung. Hier liegt die Befragung physisch in Papierform vor. Sie wird vervielfältigt und an die Teilnehmer ausgehändigt.

Der Befragungszeitraum

Legen Sie die Lage und Dauer des Befragungszeitraums fest. Positionieren Sie die MAB in einen Zeitraum, in dem möglichst alle Mitarbeiter im Unternehmen anwesend sind. Vermeiden Sie Zeiträume, die erhöhte betriebliche Belastungen oder erhöhten Krankenstand erwarten lassen.

Idealerweise bietet sich der Zeitraum vor den Sommerferien oder vor einem anderen urlaubsstarken Zeitraum an. Führen Sie Auswertung und Aufbereitung der Daten dann in den Ferien durch. So können Sie die Ergebnisse bereits nach den Ferien präsentieren und gegebenenfalls erste Maßnahmen anstoßen. Durch dieses Vorgehen verringert sich die gefühlte „Reaktionszeit“ aus Sicht der Mitarbeiter.

Befristen Sie den konkreten Befragungszeitraum auf zwei bis vier Wochen. So räumen Sie den Mitarbeitern genügend Zeit ein, die Fragen in Ruhe zu beantworten und beschränken den Befragungszeitraum sinnvoll.

Die Öffentlichkeitarbeit

Planen Sie die Öffentlichkeitsarbeit für die MAB. Kündigen Sie die MAB frühzeitig an. Damit stellen Sie deren Wichtigkeit heraus. Kommunizieren Sie den Zeitplan der MAB, ihren Sinn und Zweck und die zuständigen Ansprechpartner, damit die Mitarbeiter bei Fragen direkt Kontakt aufnehmen können.

Legen Sie im Projektplan zudem weitere Meilensteine der Kommunikation fest, beispielsweise kurz vor der Datenerhebung (Details zu Ablauf und Werbung für die MAB), während der Datenerhebung (Erinnerung) und nach der Datenerhebung (Dank und Ankündigung der Ergebnis-Präsentation).

Die frühzeitige und laufende Kommunikation an Mitarbeiter und Betriebsrat steigert die Transparenz und sichert die Akzeptanz der Befragung.

 

3. Den Fragebogen gestalten

Das Herzstück jeder MAB ist der Fragebogen, den die Mitarbeiter ausfüllen sollen. Seine Gestaltung entscheidet wesentlich über Erfolg oder Misserfolg der Befragung. Bei seiner Konzeption müssen Sie strukturelle, inhaltliche und methodische Aspekte berücksichtigen.

Die Struktur

Gestalten Sie den Fragebogen mit drei separaten Teilen.

In einem ersten Informationsteil schildern Sie den Teilnehmern das Prozedere der MAB. Gehen Sie (noch einmal) kurz auf das Ziel und den Zweck der Befragung ein.

Liefern Sie in diesem Teil, wenn nötig, eine Anleitung zum Ausfüllen des Fragebogens. Teilen Sie den Mitarbeitern den Zeitraum mit, innerhalb dessen sie die Fragen beantworten können. Verweisen Sie auf Ansprechpartner für den Fall, dass sich Fragen oder Schwierigkeiten ergeben.

Weisen Sie – und dafür sollten Sie unbedingt Sorge tragen – unbedingt darauf hin, dass die Daten anonym erhoben und ausgewertet werden. Die Informationen aus diesem Teil können Sie den Teilnehmern auch in einem gesonderten Anschreiben zukommen lassen.

Der zweite Teil enthält dann die eigentliche Befragung. Hier stellen Sie die Fragen, die Ihrer anfangs formulierten inhaltlichen Zielsetzung entsprechen.

Im dritten Teil des Fragebogens erheben Sie soziodemografische Merkmale der Teilnehmer. Das sind klassischerweise Alter, Geschlecht, Dauer der Betriebszugehörigkeit, aktuelle Position/Abteilung im Unternehmen sowie die Art des Beschäftigungsverhältnisses. Über diese Informationen können Sie die Auswertung für unterschiedliche Gruppen separat umsetzen und diese miteinander vergleichen.

Der Inhalt

Richten Sie den konkreten Inhalt des Fragebogens an der Zielsetzung der MAB aus.

Typische Themenfelder einer MAB sind die Arbeitsbedingungen und -abläufe, die Arbeitszeit, die Vergütung, die Gesundheitsförderung, die Informations- und Kommunikationspolitik, die Beziehung zu Vorgesetzten und Kollegen, Entwicklungsmöglichkeiten sowie die Führung von Mitarbeitern.

Die Frageformulierung

Formulieren Sie die Fragen so, dass kein Interpretationsspielraum besteht und alle Teilnehmer sie einheitlich verstehen. In diesem Sinne sollten Sie die Fragen kurz und in der Sprache der Zielgruppe formulieren.

Verzichten Sie darauf, mehrere Themen in einer Frage anzusprechen.

Formulieren Sie darüber hinaus wertfrei, indem Sie auf überflüssige Adjektive verzichten. Damit verringern Sie auch die Gefahr suggestiv formulierter Fragen.

Auch der Verzicht auf entbehrliche Verneinungen und Doppeldeutigkeiten in den Fragen erhöht die Verständlichkeit.

Wenn Sie bestimmte Parameter wie „Arbeitszufriedenheit“, „Leistungsmotivation“ o. ä. messen möchten, recherchieren Sie, ob es bestehende Fragen bzw. Fragenkataloge gibt, die sich für eine valide Messung des entsprechenden Parameters eignen.

Mit einem Testlauf können Sie die Verständlichkeit der Fragen prüfen.

Die Frageform

Sie können Fragen in geschlossener oder offener Form stellen.

Bei geschlossenen Fragen geben Sie den Teilnehmern einige Antworten vor, zwischen denen sie wählen können. Antworten auf geschlossene Fragen bieten die Möglichkeit und sind Voraussetzung der quantitativen Auswertung. Sie ermöglichen Ihnen also die Darstellung von Häufigkeitstabellen oder komplexeren statistischen Auswertungen – bspw. Kausalanalysen.

Offene Fragen erlauben es den Teilnehmern dagegen, frei zu antworten. Offene Fragen beginnen häufig mit Wie, Welche oder Warum. Setzen Sie offene Fragen ein, wenn Sie an inhaltlich tiefer gehenden Ideen und Antworten der Mitarbeiter interessiert sind, die Sie im Vorfeld noch gar nicht erwägen bzw. absehen können.

Die Antworten auf offene Fragen lassen sich jedoch häufig nicht direkt miteinander vergleichen und müssen qualitativ – zeitaufwändig – ausgewertet werden.

Tipp: Ergänzen Sie geschlossene Fragen durch wenige ausgewählte offene Fragen.

Die Skalierung

Da Sie bei geschlossenen Fragen Antwortmöglichkeiten vorgeben, müssen Sie die Skala für die Antworten festlegen.

Sie können typischerweise die Häufigkeit (immer, oft, gelegentlich, selten, nie), die Intensität (sehr stark, stark, moderat, schwach, sehr schwach), die Wahrscheinlichkeit (ganz sicher, ziemlich wahrscheinlich, vielleicht, wahrscheinlich nicht, keinesfalls), die Zufriedenheit (sehr zufrieden, zufrieden, teils teils, unzufrieden, sehr unzufrieden) oder die Zustimmung (stimme voll und ganz zu, stimme überwiegend zu, teils teils, stimme überwiegend nicht zu, stimme überhaupt nicht zu) erfragen.

Die Anzahl

Bei der Entscheidung hinsichtlich der Anzahl der Fragen sollten Sie nach dem Grundsatz „So wenige Fragen wie möglich, so viele wie nötig“ handeln. Durch eine zu hohe Anzahl von Fragen laufen Sie Gefahr, dass der Fragebogen nicht (vollständig) ausgefüllt wird.

Noch Fragen zur Gestaltung?

Sie haben noch offene Fragen zur Gestaltung eines guten Fragebogens? Wenn Sie mehr über die methodische Gestaltung erfahren möchten, werfen Sie doch demnächst auch einen Blick in unseren dazugehörigen Artikel. Hier erfahren Sie noch mehr rund um all die Aspekte, die einen guten Fragebogen ausmachen.

 

4. Die Daten erheben und auswerten

Die konkreten Erkenntnisse aus der MAB leiten sich aus der Erhebung der Daten und deren Auswertung ab. Eine entsprechende Bedeutung kommt der Qualität und Gründlichkeit dieser Arbeit zu.

Die Verteilung

Handelt es sich um eine schriftliche Befragung, so verteilen Sie die Fragebögen zusammen mit der Lohnabrechnung. Bei einer Online-Befragung versenden Sie den Link zur Befragung am besten per E-Mail.

Fügen Sie idealerweise beiden Varianten ein Anschreiben (per Hauspost oder per E-Mail) hinzu. Es stellt den offiziellen „Startschuss“ dar, enthält Informationen zu Ziel und Ablauf der Befragung sowie eine Anleitung zum Ausfüllen.

Die Zeit und der Ort

Geben Sie den Mitarbeitern genügend Zeit, um die Fragen zu beantworten.

Idealerweise ermöglichen Sie den Mitarbeitern, dies während der Arbeitszeit zu erledigen. Das sorgt für Akzeptanz und erhöht die Rücklaufquote. Stellen Sie bei schriftlichen Befragungen gegebenenfalls einen Raum zum Ausfüllen zur Verfügung.

Ermöglichen Sie im Rahmen einer Online-Befragung jedem Mitarbeiter einen Online-Zugang – gegebenenfalls über extra eingerichtete Räume mit Arbeitsplätzen.

Die Kommunikation

Kommunizieren Sie nach dem „Startschuss“ zur MAB auch während der Erhebungsphase aktiv.

So können Sie etwa den wöchentlichen Stand der Rücklaufquote kommunizieren oder zwischendurch einen friendly reminder versenden. So schaffen Sie einerseits Transparenz und erinnern andererseits Mitarbeiter, die bislang noch nicht teilgenommen haben.

Stellen Sie zudem Ansprechpartner aus dem Projektteam zur Verfügung, die abwartend bereitstehen und bei Fragen und Problemen jederzeit Auskunft geben und unterstützen können.

Die Rücknahme

Sorgen Sie bei schriftlicher Befragung dafür, dass die Fragebögen anonym zurückgegeben werden können, z. B. durch Umschläge sowie einen eigens dafür vorgesehenen Briefkasten.

Die Rückantwort auf Online-Befragungen erfolgt in der Regel durch den automatischen Versand einer Datei. Sorgen Sie für einen passwortgeschützten und verschlüsselten Transfer, damit die Anonymität gewährt bleibt.

Die Auswertung

Für die Auswertung der Antworten gibt es vielfältige Möglichkeiten. In jedem Fall muss sie individuell – ausgerichtet an der Zielsetzung der MAB – erfolgen.

Es gibt aber einige grundsätzlich sinnvolle Ansätze: Mit der Erstellung von „Antworttendenzen“ (wie viele Befragte haben in den verschiedenen Antwortkategorien angekreuzt), greifen Sie etwa auf eine elementare, immer nützliche Auswertungsform zurück.

Werten Sie Ergebnisse, in dem Sie Vergleiche zwischen verschiedenen Organisationseinheiten anstellen. Setzen Sie Korrelationen ein, um darzustellen, inwiefern das Ergebnis einer Frage das Ergebnis einer anderen Frage erklärt. So können Sie z. B. darstellen, inwiefern die Zufriedenheit mit den Arbeitsabläufen mit dem Verhältnis zu Kollegen oder Vorgesetzten einhergeht.

Gestalten Sie sämtliche Auswertungen jedoch in jedem Fall so, dass die Zielgruppe sie leicht und richtig versteht. Und nutzen Sie Grafiken, um die Ergebnisse per Visualisierung anschaulich zu machen.

 

5. Den Follow-up-Prozess anstoßen

Jede MAB verfolgt ein bestimmtes Ziel und soll einen bestimmten Effekt haben. Der Follow-up-Prozess realisiert diesen Effekt. Daher steht und fällt der Erfolg einer Mitarbeiterbefragung mit den nach der Befragung eingeleiteten Maßnahmen.

Neben der Information über die Ergebnisse sollten Sie die Mitarbeiter daran beteiligen, Konsequenzen und Maßnahmen zu erarbeiten und deren Umsetzung vorzubereiten.

Ein erfolgreicher Follow-up Prozess wirkt zum einen positiv auf die Bereitschaft zur Teilnahme bei der nächsten MAB und sorgt zum anderen für hohe Qualität und Nachhaltigkeit bei der Umsetzung der Maßnahmen.

Die Ergebnispräsentation

Informieren Sie die Mitarbeiter zeitnah über die Ergebnisse der MAB. Dabei können Sie die Ergebnisse in einem ersten Schritt durchaus überblicksartig und in der „großen Runde“ (etwa einer Betriebsversammlung) kommunizieren.

Achten Sie jedoch darauf, dass Sie die Ergebnisse nicht nur vorlesen. Interpretieren und werten Sie die Erkenntnisse aus der Befragung und stellen Sie heraus, was sie konkret bedeuten.

Vermitteln Sie den Mitarbeitern im Rahmen dieser Informationen vor allem, dass die Ergebnisse der MAB auch konkrete Maßnahmen nach sich ziehen.

Partizipative Maßnahmengestaltung

Beziehen Sie die Mitarbeiter im nächsten Schritt konkreter in die Ergebnisse der MAB mit ein. Diskutieren Sie in den einzelnen Abteilungen, wie die Ergebnisse konkret zu interpretieren sind, was die Ergebnisse für die Abteilung und deren Mitarbeiter bedeuten und welche Konsequenzen sich daraus ableiten lassen.

Setzen Sie im Anschluss an diese ersten losen Diskussionen Workshops in den Abteilungen an, in denen unter Beteiligung der Mitarbeiter konkrete Maßnahmen erarbeitet werden.

Dokumentiert das Befragungsergebnis beispielsweise eine recht hohe Unzufriedenheit hinsichtlich der Struktur und der Transparenz von Personalentwicklungsmaßnahmen, so lassen sich in einer Arbeitsgruppe – bestehend aus Personalreferent und Fachabteilungsleitern – Maßnahmen für ein systematischeres Personalentwicklungskonzept erarbeiten.

Die Umsetzungsprojektierung

Sammeln Sie die in den Workshops erarbeiteten Maßnahmen und priorisieren Sie sie nach Nutzen und Aufwand. Erstellen Sie dementsprechend eine Reihenfolge nach der Sie die Maßnahmen umsetzen wollen.

Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, welche der Maßnahmen auf Basis der MAB umgesetzt werden und welche Effekte daraus resultieren sollen. Erläutern Sie insbesondere auch, aus welchen Gründen einige der Maßnahmen nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt umgesetzt werden.

Ordnen Sie jeder Maßnahme einen Verantwortlichen für die Umsetzung zu und definieren Sie die nächsten inhaltlichen und zeitlichen Umsetzungsschritte für die Maßnahmen.

 

6. Die MAB evaluieren

Der letzte Schritt für die erfolgreiche Umsetzung einer MAB besteht darin, sie zu evaluieren. Überprüfen Sie, inwieweit die MAB ihre Ziele erreicht hat und ob sie wirtschaftlich war.

Der Zweck der Evaluation liegt darin, aus der abgeschlossenen MAB zu lernen und etwaige Verbesserungsmöglichkeiten bei der nächsten Befragung zu berücksichtigen.

Gestalten Sie kurze Feedbackbögen, in denen Sie eine Stichprobe aus der Mitarbeiterschaft dazu befragen, wie zufrieden sie mit der Kommunikation und der Informationsversorgung waren, ob sie die Anonymität gewahrt gesehen haben und wie sie den Aufwand zur Einbringung eigener Maßnahmen einschätzen.

Fragen Sie die Repräsentanten Ihrer Stichprobe auch danach, ob und in welchem Umfang bereits Effekte aus der MAB zu spüren sind und welche Verbesserungen ihnen für die nächste MAB einfallen.

Leiten Sie auch aus dem Ergebnis der Evaluation ab, mit welchen Maßnahmen Sie die Struktur, den Prozess und die Methodik der MAB bei nächsten Mal verbessern können.

 

Die Folgewirkungen für Ihr Unternehmen

Lassen Sie sich von den Ergebnissen nach der ersten Durchführung überraschen! Nicht nur die passgenauen Maßnahmen aus dem Follow-up-Prozess werden schnell ihre Wirkung zeigen, sondern auch die Mitarbeiterbefragung an sich.

Sie haben nämlich ein authentisches Interesse am internen Arbeitsklima und der Meinung Ihrer Mitarbeiter bewiesen und können nun mit der Anerkennung Ihrer Belegschaft rechnen.

Der aus der MAB folgende Motivationsschub wird sich schnell in den kommenden Projekten bemerkbar machen. Ihre Mitarbeiter werden ihren Tatendrang wieder entdecken und von sich aus mehr kreative Ideen einbringen und weiterentwickeln!

Sie sind noch unsicher, was die Durchführung betrifft? Wenn Sie vor dem Start Ihrer eigenen MAB noch mehr darüber erfahren wollen, wie Sie die typischen Fehler umgehen, dann lesen Sie in unserem dazu passenden Artikel demnächst mehr darüber.